Projektmanagement & Arbeitsorganisation der Zukunft: 3 Schritte zur Industrie 4.0

Die neuen Anforderungen der Industrie 4.0 lassen sich nicht von heute auf morgen ohne Aufwand in bestehende Strukturen einflechten. Vielmehr fordert sie ein Umdenken in allen Unternehmensbereichen. Der Unternehmensalltag zeigt hierbei meist klare Grenzen auf.

Sich den Herausforderungen stellen

Es gibt schlicht keine freien Kapazitäten, die sich zielorientiert mit den Neuerungen der Ära Industrie 4.0 auseinandersetzen können.

Unabhängig davon sind die rasanten Entwicklungen hinter Industrie 4.0, der vierten industriellen Revolution, nicht zu stoppen. Sie gilt als entscheidender Faktor für zukünftigen Unternehmenserfolg. Damit Unternehmen nicht stehen oder gar im Innovationswettbewerb auf der Strecke bleiben, gilt es, sich frühzeitig den neuen Herausforderungen zu stellen.

Der Weg zur Industrie 4.0

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Die Anpassungen an die Industrie 4.0 müssen im Unternehmen parallel zu bereits bestehenden Projekten erfolgen und reihen sich damit mitten ins Multiprojekt-Geschäft ein.

Wichtig: Erst wenn der Wandel selbst als vollwertiges und zukunftsträchtiges Projekt angesehen und aufgenommen wird, können Unternehmen den Weg hin zu Industrie 4.0 auch ganzheitlich gehen.

3 Schritte für den Anpassungsprozess

Damit die notwendigen Anpassungsprozesse nicht ins Stocken geraten, ist eine durchdachte Vorgehensweise erforderlich:

Eine einfache, engpassorientierte Steuerung, eindeutige und robuste Prioritäten, Unternehmens– statt Bereichs-Optimierung sowie ein Fokus auf Geschwindigkeit sorgen in drei Schritten dafür, dass Projekte tatsächlich fließen:

1. WIP-Niveau niedrig halten

Wenn die Arbeitslast (Work in Process, WIP) zu hoch ist, blockieren sich Projekte gegenseitig. Um signifikant besser zu werden, reduziert das Unternehmen den Work in Process auf ein sinnvolles Niveau und sorgt anschließend dafür, dass das reduzierte WIP-Niveau aufrechterhalten bleibt.

Daher wird zunächst ein Teil der Projekte “eingefroren”, was die Abarbeitung der nicht eingefrorenen Projekte beschleunigt. Die eingefrorenen Projekte können dann schrittweise und kontrolliert wieder “aufgetaut” werden. Beim Start der neuen Projekte ist darauf zu achten, dass der Work in Process nicht wieder “hochschwappt”. Hierfür werden die Projekte anhand ihrer strategischen Priorität am Engpass des Unternehmens gestaffelt.

2. Notwendigkeit: individuelle Sicherheiten!

Im Projektgeschäft sind Sicherheiten erforderlich, ohne die kein Projekt auch nur annähernd zuverlässig sein kann. Werden Mitarbeiter nach individueller Termineinhaltung beurteilt, planen sie (und ihre Manager) erhebliche individuelle Sicherheiten ein und verbrauchen diese.

Dennoch benötigen die Projekte im Plan mehr Zeit als eigentlich nötig und sind auch nicht zuverlässig. Um signifikant zu optimieren, führt das Unternehmen eine Arbeitsweise ein, in der die schnellstmögliche Abarbeitung jeder begonnenen Aufgabe im Vordergrund steht.

3. Langfristige Verbesserung

Um signifikant besser zu werden, stellt das Unternehmen den Ressourcen und allen Management-Funktionen (Ressourcen-, Projekt- und Top-Managern) eindeutige, robuste und synchronisierte operative Prioritäten zur Verfügung. Diese haben zur Folge, dass…

• Ressourcenmanager: Projektvorgänge in der für das Unternehmen richtigen Reihenfolge starten, sie optimal mit Ressourcen ausstatten und die Mitarbeiter vor Störungen schützen, die Multitasking begünstigen.
• Projektmanager: sich um die Vorbereitung nicht gestarteter Projektvorgänge kümmern und die Ressourcen bei der Abarbeitung aktiver Vorgänge unterstützen.
• höhere Führungskräfte: sich aus der Projektrealisierung heraushalten und nur dort eingreifen, wo ihre Unterstützung einen erheblich beschleunigenden Beitrag leisten kann.

Fazit: Schnelligkeit und Zuverlässigkeit sind gefragt

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Je wichtiger in der Industrie 4.0 individualisierte und kundenspezifische Lösungen werden, umso wichtiger wird die Fähigkeit, Projekte zuverlässig, agil und schnell zu realisieren. Die Realität sieht jedoch ganz anders aus:

Gerade in (informations-)technologie-orientierten Unternehmen nimmt die Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit der Projekte ab – und das trotz des Einsatzes sogenannter agiler Methoden. Ein neues, einfaches und zugleich flexibles Multiprojekt-Management ist gefragt. Projects 4.0 können fließen, wenn Unternehmen lernen, in manchen Bereichen neu zu denken und den Mut haben, neue Wege zu gehen. So sind sie gerüstet für die Herausforderungen der vierten industriellen Revolution.

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